PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN PENGAMANAN

BAB II

PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN PENGAMANAN

I.          Umum.

a.         Pedoman Penerapan Standar Manajemen Pengamanan ini dikembangkan dalam rangka membantu organisasi untuk menjadikan suatu sistem manajemen pengamanan dapat dinilai dan disertifikasi serta sebagai pedoman cara penerapannya.

b.        Pedoman standar dibuat dengan alur pedoman standar manajemen pengamanan berisi metode-metode yang disarankan untuk menerapkan Standar Manajemen Pengamanan dan panduan lainnya yang terkait. Pola penomoran dari pedoman ini sesuai dengan standarnya.

II.          Ruang Lingkup.

a.         Struktur pedoman dibuat dengan alur berisi penjelasan, tipe-tipe masukan, proses penerapan dan tipe-tipe keluaran di setiap elemen standart ini. Hal ini dilakukan untuk memudahkan pemahaman dan penerapan.

Pedoman ini tidak menetapkan adanya persyaratan tambahan dari ekemen standar manajemen pengamanan, dan bukan merupakan pendekatan wakib untuk menerapkan sistem manajemen pengamanan.

Spesifikasi SMP Bag 10

Elemen Empat Belas ; Audit sistem manajemen pengamanan.

Audit Sistem Manajemen Pengamanan harus dilakukan secara berkala untuk mengetahui keefektifan penerapan Sistem Manajemen Pengamanan. Audit harus dilaksanakan secara sistematik dan independen oleh personil yang memiliki kompetensi kerja dengan menggunakan metodologi yang sudah diterapkan. Frekuensi audit sebelumnya dan bukti ancaman dan gangguan yang didapatkan ditempat kerja. Hasil audit harus digunakan oleh pengurus / penanggung jawab atau pengusaha dalam proses tinjauan ulang manajemen.

Catatan : kompetensi auditor akan dijelaskan di guidelines

Elemen Lima Belas ; Tinjauan manajemen.

Pimpinan organisasi harus melaksanakan tinjauan ulang Sistem Manajemen Pengamanan secara berkala untuk menjamin kesesuaian dan keefektifan yang berkesinambungan dalam pencapaian kebijakan dan tujuan keamanan.

Ruang lingkup tinjauan ulang Sistem Manajemen Pengamanan harus dapat mengatasi implimentasi ancaman dan gangguan terhadap seluruh kegiatan bisnis, produk barang dan jasa termasuk dampaknya terhadap kinerja perusahaan.

Tinjauan ulan Sistem Manajemen Pengamanan harus meliputi :

a.         Elavuasi penerapan kebijakan pengamanan;

b.        Tujuan, sasaran, dan kinerja manajemen pengamanan;

c.         Hasil temuan audit Sistem Manajemen Pengamanan;

d.        Evaluasi efektivitas penerapan Sistem Manajemen Pengamanan dan kebutuhan untuk mengubah Sistem Manajemen Pengamanan sesuai dengan;

1)         Perubahan peraturan perunganan;

2)        Tuntutan dari pihak terkait dan pasar;

3)        Perubahan produk dan kegiatan perusahaan;

4)        Perubahan struktur organisasi perusahaan;

5)        Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi;

6)        Pengalaman yang didapat dari insiden gannguan yang terjadi;

7)        Pelaporan;

8)        Umpa balik dari pihak terkait termasuk masyarakat sekitar.

Elemen Enam Belas ; Peningkatan berkelanjutan.

Organisasi harus terus-menerus memperbaiki efektifan Sistem Manajemen Pengamanan melalui pemakaian kebijakan keamanan, tujuan keamanan, hasil audit, analisis data, tindakan koreksi dan pencegahan, dan tinjauan manajemen.

Spesifikasi SMP Bag 9

Elemen Tiga Belas ; Pengumpulan dan analisa data.

Organisasi harus menetapkan, menghimpun dan menganalisis data sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan efektifan sistem manajemen keamanan dan untuk menilai dimanan perbaikan berkelanjutan sistem manajemen keamanan dapat dilakukan. Ini harus mencakup data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran dan dari sumber relevan lain.

Analisa data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan :

a.         Kondisi keamanan;

b.        Potensi keamanan.

Organisasi harus melakukan pencatatan data dan informasi untuk menunjukan kesesuaian penerapan Sistem Manajemen Pengamanan dan harus mencakup :

a.         Persyaratan eksternal / peraturan perundangan dan internal / indikator kinerja pengamanan;

b.        izin operasional sekuriti profesional;

c.         izin kerja bagi pekerja asing (tambahan guidelines untuk detail pekerja asing);

d.        resiko dan sumber gangguan yang meliputi keadaan mesin-mesin, pesawat-pesawat, alat kerja, serta peralatan lainnya, bahan-bahan dan sebagainya, lingkungan kerja, sifat pekerjaan, cara kerja, dan proses produksi;

e.         kegiatan pelatihan aspek pengamanan;

f.          kegiatan inspeksi, kalibrasi, dan pemeliharaan alat pengamanan;

g.         rincian gangguan, keluhan dan tindak lanjut;

h.        informasi mengenai pemasok dan kontraktor;

i.          audit dan peninjauan ulang Sistem Manajemen Pengamanan;

pengolahan data statistik.

Spesifikasi SMP Bag 8

Elemen Dua Belas ; Pelaporan, perbaikan dan tindakan pencegahan ketidaksesuaian.

Prosedur pelaporan informasi yang terkait dan tepat waktu harus ditetapkan untuk menjamin bahwa Sistem Manajemen Keamanan dipantau kinerjanya ditingkatkan.

Prosedur pelaporan internal perlu ditetapkan untuk menangani :

a.         Pelaporan identifikasi faktor korelatif sunber ancaman dan gangguan;

b.        Pelaporan terjadinya kejadian berpotensi menimbulkan gangguan;

c.         Pelaporan ketidak sesuain, apabila telah terjadi gannguan yang menyebabkan kerugian;

d.        Pelaporan kinerja keamanan setempat.

Prosedur pelaporan eksternal perlu ditetapkan untuk menangani :

a.         Pelaporan yang dipersyaratkan peraturan perundangan;

b.        Pelaporan kepada pemegang saham, pemerintah dan masyarakat (khusus perusahaan publik).

Semua hasil temuan dari pelaksanaan pemantauan, audit dan tinjauan ulang Sistem Manajemen Pengamanan harus didukumentasikan dan digunakan untuk identifikasi tindakan perbaikan dan pencegahan serta pihak manajemen menjamin pelaksanaannya secara sistematik dan efektif.

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur penanganan terkait dengan kondisi yang tidak sesuai dan mengambil tindakan perbaikan dan pencegahannya. Peosedur harus menentukan persyaratan-persyaratan mencakup :

a.         Identifikasi dan memperbaiki ketidaksesuaian dan melakukan tindakan untuk menurunkan konsekuensi yang terjadi;

b.        Penyelidikan ketiksesuaian, menentukan penyebab dan mengambil tindakan untuk menghindari pengulangan kondisi yang sama;

c.         Evaluasi kebutuhan untuk mengambil tindakan untuk mencegah timbulnya ketidaksesuaian, dan menerapkannya dalam rangka menghindari kondisi yang sama;

d.        Penyimpanan dan pengkomunikasian hasil-hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan;

e.         Peninjauan ulang efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan ;

Peosedur tersebut harus mempersyaratkan bahwa usulan seluruh tindakan perbaikan dan pencegahan harus ditijau ulang melalui proses penilaian resiko sebelum diterapkan.Organisasi harus memastikan bahwa setiap kebutuhan perubahan yang disebabkan tindakan perbaikan dan pencegahan adalah dibuat untuk dokumentasi sistem manajemen pengamanan.

Isi Laporan : penanganan kejadian kepada Polres setempat.

Spesifikasi SMP Bag 7

Elemen Sepuluh ; Pengendalian operasi.

Organisasi harus merencanakan pengendalian kegiatan-kegiatan operasional,produkbarang atau jasa yang dapat menimbulkan resoko gannguan keamanan.

Hal ini dapat dicapai dengan mendolumentasikan, menerapkan, pengawasan, pemantauan dan evaluasi kebijakan standar keamanan bagi tempat kerja, perancangan tempat kerja dan bahan, infrastruktur fisik / fasilitas, prosedur dan instruksi kerja.

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur :

a.         Pengendali operasi yang aplikatif untuk kegiatan-kegiatan yang ada, organisasi harus menyatukan pengendalian operasi tersebut kedalam keseluruhan sistem manajemen pengamanan;

b.        Pengaruh persyaratan-persyaratan operasi dimana jika tidak dipenuhi dapat menimbulkan penyimpangan dari kebijakan pengamanan dan sasarannya;

c.         Pengendalian terkait indentifikasi resiko ancaman dari kegiatan pembelian barang, peralatan dan jasa;

d.        Pengendalian terkait indentifikasi resiko ancaman dari kontraktor dan pengunjung yang ada ditempat kerja;

e.         Prosedur terdokumentasi untuk menangani kondisi operasi yang tidak memenuhi persyaratan yang dapat menimbulkan penyimpangan kebijakan pengamanan dan sasaran;

Elemen Sebelas ; Pemantauan dan pengukuran kinerja pengamanan.

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur pemantauan dan pengukuran yang berkaitan dengan kinerja keamanan. Prosedur pemantauan harus mencakup hal-hal :

a.         Pengukuan kualitatif dan kuantitatif sesuai dengan kebutuhan organisasi;

b.        Pemantauan berkala atas pencapaian sasaran kinerja pengamanan yang telah ditetapkan;

c.         Pemantauan atas efektivitas pengendalian pengamanan yang telah ditetapkan;

d.        Pengukuran proaktif kinerja organisasi atas pemenuhan terhadap program manajemen, kriteria operasi dan persyaratan peraturan perundangan;

e.         Pengukuran terhadap kinerja pemantauan yang dilakukan atas kejadian-kejadian ancaman pengamanan yang telah terjadi atau yang berpotensi;

f.          Penyimpanan data dan hasil-hasil pemantauan dan pengukuran harus dapat digunakan untuk analisa terhadap tindakan koreksi dan pencegahan.

Jika terdapat peralatan yang dipersyaratkan untuk kegiatan pemantauan atau pengukuran, organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengkalibrasi dan memelihara setiap peralatan tersebut.

Catatan dari kegiatan kalibrasi dan pemeliharaan harus dikendalikan.

Referensi : Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)

Spesifikasi SMP Bag 5

Elemen Delapan ; Pengendalian dolumen dan catatan.

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara suatu prosedur untuk :

a.         Persetujuan kecukupan dokumen sebelum diterbitkan;

b.        Peninjauan, perbaruan dan persetujuan ulang dokumen sesuai kebutuhan;

c.         Memastikan bahwa setiap perubahan dan revisi terbaru dokumen telah diidentifikasi;

d.        Memastikan bahwa dokumen yang digunakan tersedia dalam versi relevan sesuai penggunaannya;

e.         Memastikan bahwa memiliki status yang teridentifikasi;

f.          Mamastikan bahwa dokumen-dokumen eksternal yang dibutuhkan telah ditentukan untuk perencanaan dan operasi dari sistem manajemen pengamanan dan diidentifikasi serta dikendalikan distribusinya;

g.         Pencegahan penggunaan dokumen yang usang dan menetapkan identifikasi terhadap dokumentasi usang yang disimpan untuk berbagai tujuan.

Organisasi harus menetapkan dan memelihara catatan yang dibutuhkan sebagai bukti pemenuhan persyaratan – persyaratan sistem manajemen pengamanan, standar pengamanan dan hasil-hasil yang dicapai;

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara suatu prosedur untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, penarikan, masa simpan dan pemusnahan catatan;

Catatan harus jelas pengesahan dan identifikasinya serta mampu telusur. Dokumen yang dipersyaratkan sistem manajemen pengamanan dan standar pengamanan harus dikendalikan.

Elemen Sembilan ; Penanganan keadaan darurat.

Organisasi harus memiliki prosedur untuk menghadapi keadaan darurat atau diuji secara berkala untuk mengetahui kehandalan pada terjadi yang sebenarnya. Pengujian prosedur secara berkala tersebut dilakukan oleh personil yang memiliki kopetensi dan untuk kegiatan, instalasi atau peralatan yang mempunyai potensi ancaman besar harus dikoordinasikan dengan instansi terkait yang berwenang;

Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara suatu prosedur untuk :

a.         Mengidentifikasi potensi terjadinya keadaan darurat;

b.        Menangani situasi darurat;

c.         Petunjuk pelaksanaan tim manajemen krisis.

Organisasi harus merespon situasi darurat dan mencegah atau menurunkan konsekuensi terhadap ststus keamanan. Dalam perencanaan penanganan keadaan darurat organisasi harus memasukan tanggung jawab kepada pihak-pihak terkait;

Organisasi harus menguju secara berkala prosedur penanganan keadaan darurat agar tetap terlatih, pihak-pihak terkait selayajnya dilibatkan;

Organisasi harus meninjau ulang secara berkala dan sesuai kebutuhan, revisi dari prosedur dan perencanaan penanganan keadaan darurat dapat dilakukan setelah pengujian berjalan dan setelah terjadinya keadaan darurat.